Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Callstrix est exploité par Callstrix en Alberta, au Canada. Les entreprises utilisent Callstrix pour répondre à leurs appels, prendre des messages et faire le suivi. Cette politique vise les personnes qui utilisent Callstrix (les propriétaires d’entreprise et leurs équipes) et les personnes qui appellent ces entreprises.

2. Renseignements sur les utilisateurs d’entreprise

Lorsque vous créez un compte ou vous joignez à une entreprise, nous recueillons :

• votre adresse courriel, votre mot de passe (conservé sous forme hachée par notre fournisseur de connexion) et votre historique de connexion;
• le nom, le fuseau horaire, l’industrie, la taille de l’équipe, la province et les paramètres téléphoniques de votre entreprise et, si vous l’ajoutez, son adresse;
• votre rôle et vos permissions, ainsi que ce que vous faites dans la boîte de réception, comme les notes, les changements de statut et les assignations;
• les demandes d’assistance et les réponses échangées entre vous et nous.

3. Renseignements sur les appelants

Lorsqu’une personne appelle une entreprise qui utilise Callstrix, elle entend d’abord qu’un assistant automatisé répond et que son message sera transcrit, ainsi que la consigne de composer le 9-1-1 en cas d’urgence. Nous recueillons ensuite :

• le numéro de téléphone de l’appelant (sauf s’il est masqué), ainsi que l’heure et la durée de l’appel;
• une transcription automatique du message laissé. Nous ne conservons pas d’enregistrement audio;
• un résumé automatique du message, avec le nom et le numéro de rappel de l’appelant s’il les a donnés, ainsi qu’une catégorie et un niveau d’urgence;
• les notes que l’équipe de l’entreprise ajoute au sujet de l’appel.

4. Comment nous les utilisons

Nous utilisons ces renseignements seulement pour fournir le service : répondre aux appels, montrer les messages à l’entreprise qui les a reçus, lui envoyer des alertes de nouveaux messages et assurer la sécurité du service. Les courriels d’alerte indiquent qu’un nouveau message est arrivé et ne contiennent aucun détail sur l’appelant. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

4a. Statistiques facultatives

Seulement si vous choisissez « Autoriser les statistiques » dans l’avis sur les témoins, nous mesurons l’utilisation de notre site et de notre application pour les améliorer : les pages consultées, les boutons et liens cliqués, le temps passé sur une page et dans chaque champ de formulaire, si un champ est resté vide et si un formulaire a été envoyé. Nous n’enregistrons jamais ce que vous tapez, votre adresse IP ni votre navigateur exact (seulement cellulaire, tablette ou ordinateur).

Il s’agit de notre propre mesure, et non d’un service tiers. Un nombre aléatoire regroupe les pages et les clics d’une visite et est oublié à la fermeture de l’onglet; il n’est pas lié à votre compte. Les événements individuels sont conservés 180 jours, puis seulement les totaux quotidiens (25 mois). Vous pouvez changer votre choix en tout temps à partir de « Paramètres des témoins », au bas de nos pages.

Par ailleurs, nous regardons combien de nouveaux comptes atteignent chaque étape de la configuration (par exemple, combien ajoutent un numéro de téléphone). Cela n’utilise que des décomptes tirés du service lui-même et ne dépend pas de ce choix.

4b. Langue

Nous affichons le site en français ou en anglais. Pour choisir lors de votre première visite, notre serveur cherche la province où semble se trouver votre adresse Internet, à l’aide d’une base de données conservée sur notre propre serveur (GeoLite2 de MaxMind); votre adresse n’est envoyée nulle part, et ni elle ni le résultat ne sont conservés. Les visiteurs du Québec et du Nouveau-Brunswick voient d’abord le français, tous les autres l’anglais. Sans correspondance, la langue de votre navigateur décide.

Lorsque vous changez de langue, un témoin (cs_locale) retient votre choix pendant un an. Si vous êtes connecté, votre langue est aussi enregistrée dans votre compte pour que nos courriels vous parviennent dans cette langue.

Ce produit comprend des données GeoLite2 créées par MaxMind, offertes à https://www.maxmind.com.

5. Fournisseurs de services et lieux de traitement

Nous faisons appel à ces fournisseurs pour exploiter le service. Les données peuvent être traitées et conservées à l’extérieur du Canada et être soumises aux lois de ces pays :

• Telnyx : numéros de téléphone, traitement des appels et transcription (États-Unis par défaut).
• Supabase : base de données et connexion (États-Unis).
• Brevo : envoi des courriels (Union européenne).
• Anthropic (Claude) : rédige le résumé du message à partir de la transcription et traduit entre le français et l’anglais les textes de réceptionniste de l’entreprise (salutation, renseignements) (États-Unis).
• OVHcloud : le serveur d’application (Beauharnois, Québec, Canada).

6. Durée de conservation

Chaque entreprise choisit combien de temps ses dossiers d’appels sont conservés, de 30 à 365 jours (90 par défaut). Ensuite, les appels, les transcriptions, les résumés et les notes sont supprimés.

Lorsqu’une entreprise supprime une conversation, celle-ci disparaît immédiatement pour tout le monde dans cette entreprise. Nous conservons le dossier complet 30 jours pour enquêter sur un abus ou une suppression par erreur, puis nous effaçons la transcription, le résumé et les notes et ne gardons que les 4 derniers chiffres du numéro de l’appelant et les heures de l’appel. Le dossier est entièrement retiré après 12 mois.

Les journaux techniques des événements d’appel sont supprimés après 7 jours. Les numéros qu’une entreprise bloque sont conservés jusqu’à ce qu’elle les débloque.

7. Sécurité

L’accès est limité selon le rôle dans chaque entreprise et vérifié sur nos serveurs et dans la base de données. Les connexions sont chiffrées, et nos journaux enregistrent des codes d’erreur plutôt que des numéros de téléphone ou des messages. Aucun système n’est parfaitement sûr; avisez-nous sans tarder si vous pensez qu’il y a un problème.

8. Vos choix et vos droits

Les utilisateurs d’entreprise peuvent mettre à jour les détails de leur compte et supprimer leurs renseignements par l’entremise de l’entreprise ou en communiquant avec nous. Les appelants peuvent demander à l’entreprise qu’ils ont appelée, ou à nous, de consulter ou de corriger les renseignements qui les concernent, ou de les supprimer. Nous répondrons comme l’exigent les lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels, notamment la LPRPDE et, au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

9. Modifications

Nous mettrons à jour cette politique à mesure que le service évolue et publierons ici la nouvelle version avec sa date. Pour les changements importants, nous aviserons aussi les utilisateurs d’entreprise dans le service ou par courriel.

10. Nous joindre

Questions ou demandes relatives à la vie privée : support@callstrix.com